Frågor & Svar om att byta ekonomisk förvaltare – det är smidigare än vad du tror

Det ska såklart vara smidigt att byta ekonomisk förvaltare för er bostadsrättsförening, och vi
vet att tiden för dig som styrelsemedlem är mycket värdefull. Därför sköter vi det mesta av
det administrativa arbetet som ett byte innebär, så att tiden ni behöver lägga ner hålls till ett
minimum.
För att tydliggöra detta har vi samlat 9 vanliga frågor & svar som visar hur enkel
bytesprocessen faktiskt är.

1. Hur mycket tid behöver vi i styrelsen lägga ner på själva bytet?

När ni väl har beslutat om att byta till Delagott som ekonomisk förvaltare behöver styrelsen inte vara inblandad i någon större utsträckning för att genomföra själva bytet. Vi uppskattar att den sammanlagda operativa tiden som en styrelsemedlem behöver lägga ner på detta landar på ca 1 timme.

2. Vad behöver vi i styrelsen utföra för arbete i samband med ett byte?

Det enda ni som styrelse behöver göra vid ett byte av ekonomisk förvaltare är att signera och hantera 3 olika blanketter som ni får av oss.

• Den första blanketten är en Förvaltarfullmakt som styrelsen ska signera, som gör att vi får tillåtelse att hantera er ekonomi.
• Den andra blanketten är en deklarationsombudsblankett som ska till Skatteverket, så att vi kan deklarera och betala skatt åt föreningen. Detta kan även genomföras direkt på Skatteverkets hemsida med hjälp av Bank-ID för att spara tid.
• Det sista är en lista med inställningar som ska till föreningens kontaktperson på banken. Har vi redan kontakt med banken kan vi skicka detta direkt till dem. Styrelsen behöver godkänna bankens nyupplagda inställningar.

Vi styr hela denna process åt er så att alla blanketter skickas och hanteras som de ska.

3. Hur lång tid tar hela bytesprocessen?

Det beror såklart lite på storlek på föreningen och hur snabbt alla blanketter hanteras o.s.v. Men vi brukar räkna med att hela bytesprocessen är avklarad på 2-3 veckor. Under den tiden är mest vi som hanterar alla ärenden och minimal tid behöver ägnas åt detta för styrelsens del.

4. Behöver vi hantera bytet med vår befintliga förvaltare?

Nej! Vi sköter all kontakt med er befintliga förvaltare och begär in alla uppgifter vi behöver. Sedan sköter vi all registrering i vårt system för att kunna skicka ut avier, m.m.

5. Behöver vi meddela ändring av fakturaadress till våra leverantörer?

Nej! Vi begär in en leverantörslista från er befintliga förvaltare och meddelar dem angående ändring av faktureringsadress för föreningen.

6. Vi har inte autogiro inkopplat för medlemsavgifter idag. Blir detta tillgängligt i och med ett byte till Delagott?

Ja! Vi erbjuder autogiro-betalning till alla våra kunder. Det är också möjligt för medlemmarna att få sina avier via e-post eller e-faktura.

7. Vi har autogiro sedan tidigare. Kan föreningen behålla samma autogiro vid ett förvaltarbyte?

Ja! Vi strävar alltid efter att föreningen ska behålla sitt befintliga bankgironummer och att medlemmarna ska behålla sina upplagda autogiron. Ofta finns alla uppgifter sparade hos den befintliga förvaltaren som vi kan ta över. I de fall vi behöver byta autogiro eller bankgironummer sköter vi den kommunikationen med era medlemmar.

8. Kommer våra medlemmar att själva kunna ändra sina kontaktuppgifter om det behövs?

Ja, alla era medlemmar får tillgång till Delagotts kundportal där de kan uppdatera kontaktuppgifter, se sina betalningsavier och få ut lägenhetsförteckning med mera.

9. Hur går själva överlappningen till mellan den tidigare förvaltaren och er?

För att övergången ska bli smidig ser vi till att allt är förberett redan innan avtalsstart så att vi kan skicka ut avier till medlemmar och hyresgäster för det kommande kvartalet (vi skickar alltid ut avier kvartalsvis, tre månader i taget). Till exempel om vi tar över den ekonomiska förvaltningen för en förening med start 1 januari så har vi genomfört allt förarbete så att vi kan skicka ut avier redan i december (där betalningsperioden gäller för jan-mars). Bokföringen tar vi emot av den tidigare förvaltaren efter överenskommet datum och då de stämt av alla konton.

Hoppas du fått en tydligare bild av hur ett byte av ekonomisk förvaltare går till och att det inte behöver vara så krångligt som man först kan tro. Nyttan av en förvaltare som håller en väldigt hög servicenivå, är lätt att få tag på, återkopplar snabbt och hjälper till att analysera er ekonomin är väldigt värdefullt!

Har du några fler funderingar är du självklart varmt välkommen att kontakta oss!